Ahora las grandes empresas pueden gestionar fácilmente el cumplimiento de sus páginas web, aplicaciones e eCommerce a nivel global y de forma automatizada y multilingüe
Con el avance en la regulación de privacidad en la era digital en general y la llegada del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en 2018 en particular, las organizaciones han tenido que adoptar y adaptar aplicaciones, protocolos y mecanismos para cumplir las nuevas normativas y garantizar los derechos de los usuarios.
La cantidad de datos que generamos e intercambiamos es cada vez mayor, lo que multiplica las oportunidades para las lagunas en la privacidad de la información, y, por tanto, las posibilidades de sanción.
En este artículo analizamos primero las principales dificultades con las que se topan las marcas para cumplir el GDPR y presentaremos las soluciones de iubenda, una suite de herramientas web para la automatización del cumplimiento normativo en materia de protección de datos.
Retos del cumplimiento del GDPR para grandes marcas
Las grandes empresas se enfrentan a grandes retos en el cumplimiento del GDPR y otras normativas internacionales: Ley de Derechos de Privacidad de California (CPRA) – anteriormente CCPA-, Ley General de Protección de Datos Personales (LGPDP) de Brasil, Directrices Australianas de Privacidad (APP)…
¿Cuáles son estos retos?
- Complejidad normativa. Cada país puede tener regulaciones específicas adicionales al GDPR, lo cual puede complicar el cumplimiento para las empresas que operan a nivel global. Mantenerse al día de todas estas regulaciones y asegurar el cumplimiento es un reto constante.
- Gestión de datos a gran escala. Las grandes empresas suelen manejar grandes cantidades de datos de clientes y empleados. Garantizar que estos datos estén protegidos y se procesen de forma adecuada conforme a les regulaciones de privacidad puede resultar complejo, por lo que se pueden necesitar sistemas y procesos sofisticados.
- Consentimiento y transparencia. El GDPR y demás regulaciones exigen que las empresas obtengan el consentimiento de los individuos para el tratamiento de sus datos personales, además de tener que proporcionarles información clara y transparente sobre cómo se recogen, almacenan y utilizan esos datos. Asegurarse de que estas prácticas están bien implementadas supone un reto.
- Seguridad de los datos. La seguridad de los datos es un aspecto crítico para cumplir el GDPR y otras normativas. Las empresas deben tomar medidas para proteger los datos personales contra pérdida, robo o uso no autorizado. Esto suele conllevar la implementación de medidas avanzadas de seguridad informática, así como la formación del personal en prácticas de seguridad de la información.
- Implementación de tecnología de cumplimiento. Para las empresas, puede ser conveniente invertir en tecnologías especializadas como los sistemas de gestión de la privacidad de los datos (DPM), para automatizar el cumplimiento de las regulaciones de privacidad y gestionarlo de manera más eficiente.
- Respuesta a las solicitudes de derechos de las personas. Los individuos tienen derechos significativos según el GDPR, incluidos el derecho al acceso, a la rectificación, la supresión y la portabilidad de sus datos personales (derechos ARCO-POL). Por lo tanto, las empresas deben ser capaces de responder a estas solicitudes de forma oportuna y precisa, lo cual puede plantear un reto, sobre todo si operan a gran escala.
- Gestión de riesgos y conformidad. Las empresas deben llevar a cabo evaluaciones de riesgos de privacidad con regularidad para identificar posibles vulnerabilidades en el tratamiento de datos y tomar medidas para mitigar dichos riesgos. Para ello, pueden ser necesarios recursos considerables y una supervisión constante para asegurar el cumplimiento normativo.
iubenda: la solución de conformidad internacional
iubenda es un proveedor de soluciones legales que hace posible adaptar de forma automática cualquier página web, tienda online o aplicación a las principales legislaciones de protección de datos del mundo.
Las ventajas de la suite de iubenda son claras: implementa todo lo necesario para el cumplimiento legal en unos pocos clics y gestiona automáticamente cookies y consentimiento sin impactar en la velocidad de la página ni la experiencia del usuario.
El sistema de iubenda escanea la página web o aplicación de manera periódica para detectar posibles incumplimientos del GDPR y otras normativas. Si algo no se ajusta al reglamento vigente, envía una notificación.
Mediante un asistente guiado, la herramienta crea los textos legales ajustándose a las características del sitio web y a la actividad concreta de la empresa, en los idiomas que corresponda y teniendo en cuenta las legislaciones pertinentes, incluidos el GDPR, la CPRA y la APP.
Una vez que se han generado los textos legales, mantenerlos correctos es muy fácil. Si añades a tu página web, tienda online o aplicación un plugin u otro elemento que no estaba en la versión inicial, la aplicación lo detecta y analiza si es necesario corregir algo.
Además, iubenda cuenta con un departamento legal internacional que se dedica a actualizar y añadir cláusulas y funciones de acuerdo con los últimos cambios normativos. Igualmente, un equipo de Account Managers y programadores se encarga de atender las necesidades de las organizaciones para continuar desarrollando nuevas soluciones legales optimizadas.
Cómo facilita iubenda los retos en materia de cumplimiento legal para grandes empresas
Las soluciones de iubenda hacen la vida más fácil a las organizaciones de todos los tamaños mediante la automatización y el control experto legal que hay detrás.
No obstante, vamos a poner especial atención en las ventajas de iubenda para organizaciones con elevados volúmenes de visitas, en definitiva, las que afrontan mayores retos a la hora de conciliar el cumplimiento de las legislaciones con las herramientas de Marketing y Ventas.
Automatización global y multilingüe en un único dashboard
Todas las acciones de gestión y mantenimiento del cumplimiento legal de todas las páginas web, eCommerce y aplicaciones se realizan desde un único panel de control con una interfaz simple e intuitiva. Es decir que, con una sola cuenta, puedes manejar la conformidad legal de tu negocio en múltiples países, adaptándose al idioma y las legislaciones locales e internacionales.
Múltiples preferencias para cada usuario
La plataforma es capaz de almacenar múltiples preferencias para un mismo usuario (por ejemplo, si tienes varias newsletters) y desgranar cada consentimiento, de modo que puedes consultar en un instante con qué formulario y textos legales se ha solicitado permiso a un usuario, así como para qué y cuándo se ha obtenido o denegado la autorización. De esta manera, puedes cargar rápidamente la prueba de consentimiento y gestionar cualquier petición a este respecto.
Evita el rechazo de cookies: modelos personalizados
Además, la solución para la gestión de cookies de iubenda es ligera, se puede configurar para aumentar su velocidad y ofrece varias opciones para informar a los usuarios sobre las políticas de privacidad y cookies y recopilar su consentimiento. Esto ayuda a maximizar el rendimiento mediante la adopción del método que funciona mejor para tus usuarios. De hecho, tiene la tasa media más alta de consentimiento del sector.
Bloqueo automatizado de riesgos
La tecnología de iubenda no solo actualiza automáticamente los textos legales de acuerdo con los cambios normativos, sino que bloquea por defecto la instalación de cookies y rastreadores hasta haber obtenido el consentimiento informado del usuario, tal y como requieren la mayoría de normativas sobre protección de datos.
Dashboard para las actividades de tratamiento
Las grandes organizaciones cuentan con equipos dedicados a las actividades de tratamiento, con distintos perfiles, responsables y permisos. Con más de 2.000 actividades de tratamiento preconfiguradas, el dashboard de iubenda ofrece una herramienta para gestionar todo aquello relativo al tratamiento de datos de los usuarios, lo que permite saber quién es responsable de qué, quién ha creado qué documentación, qué permisos tiene cada miembro, los cambios en los nombramientos de los miembros de los equipos, y llevar un registro de todas las acciones realizadas.
Además, entre las funcionalidades relacionadas con el tratamiento que ofrece iubenda, no solo permite elaborar y exportar informes, sino que cuenta con una herramienta de evaluación automatizada del impacto de protección de datos en los activos de la organización.
Gestión de denuncias de irregularidades
Desde el 17 de diciembre de 2023, la Directiva europea sobre la protección de denunciantes de irregularidades exige que todas las organizaciones con sede o sucursal en la UE que tengan 50 o más empleados establezcan un canal interno totalmente confidencial para denunciar faltas.
Gracias a la nueva función de la plataforma, cualquier organización puede añadir un formulario de denuncia anónima donde prefiera. El panel de control permite monitorizar los mensajes, filtrarlos, clasificarlos y garantizar un canal de comunicación confidencial con los denunciantes para cumplir la normativa europea.
Y todo ello con un equipo de especialistas dedicados
Detrás de la plataforma hay un equipo jurídico internacional. Estos abogados expertos en protección de datos se encargan de redactar y mantener al día las cláusulas para todo tipo de sectores, y van añadiendo prestaciones para cumplir eficazmente las obligaciones legales y disposiciones del GDPR, la Directiva ePrivacy, la CPRA y la CalOPPA de los EE. UU., la LGPDP brasileña y la APP australiana, entre otras normativas.
España es uno de los países que el equipo de iubenda supervisa más de cerca. Cuando la legislación o alguno de los requisitos concretos cambian, los documentos legales se actualizan automáticamente. Además, la plataforma genera la documentación en múltiples idiomas, que se implementan en función de la geolocalización de los usuarios finales.
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